Методические разработки

Инициативное комплектование документами тематических архивных коллекций в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Методические рекомендации

Методические рекомендации «Инициативное комплектование документами тематических архивных коллекций в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Методические рекомендации) разработаны с целью формирования методики работы по инициативному комплектованию документами тематических архивных коллекций в Центре документации.

Методические рекомендации состоят из введения, трех разделов, восьми приложений и списка используемых нормативно-методических документов и литературы. В разделе «Основные термины и определения» приведены термины и определения, использованные в Методических рекомендациях. В разделе «Тематические архивные коллекции, созданные в Центре документации путем инициативного комплектования» обобщен опыт работы Центра документации по созданию тематических архивных коллекций путем инициативного комплектования. В разделе «Организация работы по инициативному комплектованию документами тематической архивной коллекции» рассматриваются этапы проведения работы по инициативному комплектованию от выбора темы архивной коллекции до приема документов тематической архивной коллекции в Центр документации.

В Методических рекомендациях рассмотрен прием документов тематической архивной коллекции от организаций и граждан – владельцев документов тематических архивных коллекций на безвозмездной основе.

Методические рекомендации предназначены для сотрудников Центра документации, участвующих в работе по инициативному комплектованию, а также могут быть использованы сотрудниками других государственных и муниципальных архивов для организации работы по инициативному комплектованию.

Примерная инструкция по документационному обеспечению управления в общественных объединениях Свердловской области

Примерная инструкция по документационному обеспечению управления в общественных объединениях Свердловской области (далее – Примерная инструкция) актуализирована с целью создания методической основы для рациональной организации документационного обеспечения управления в общественных объединениях – источниках комплектования Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области».

Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в общественных объединениях Свердловской области.

Примерная инструкция состоит из восьми разделов, 27 приложений и списка использованных нормативно-методических документов и литературы.

Примерная инструкция предназначена для общественных объединений - источников комплектования Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области».

Порядок работы в системе электронного документооборота Правительства Свердловской области в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

Порядок работы в системе электронного документооборота Правительства Свердловской области в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Порядок) регламентирует организацию работы сотрудников ГКУСО «ЦДООСО», отвечающих за делопроизводство в системе электронного документооборота Правительства Свердловской области (далее – СЭД).

Порядок состоит из общих положений и восьми разделов: организация работы в СЭД, работа с входящими документами в СЭД, работа с исходящими документами в СЭД, согласование документа, контроль документа, подписание документа, печать документа со штампом электронной подписи, отправление документа с грифом «Для служебного пользования» в СЭД.

Порядок может быть использован сотрудниками других государственных архивов Свердловской области.

Порядок ведения и обновления сайта Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

В Порядке ведения и обновления сайта Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Порядок) приведены общие положения и четыре раздела: общий порядок ведения и обновления сайта, ведение и обновление разделов и подразделов сайта, требования к предоставляемой информации для размещения на сайте, ответственность за обеспечение функционирования сайта; список использованной литературы и приложения.

Порядок предназначен для сотрудников ГКУСО «ЦДООСО», а также может быть использован сотрудниками других государственных и муниципальных архивов для организации работы по созданию и ведению сайта архива.

Организация приема-передачи аудиовизуальных документов, созданных путем инициативного документирования, на постоянное хранение в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Памятка

Памятка разработана с целью регламентации и организации работ по передаче аудиовизуальных документов, созданных путем инициативного документирования, на постоянное хранение в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – ГКУСО «ЦДООСО»).

Памятка состоит из введения, шести разделов, приложений и списка используемых нормативно-методических документов и литературы.

Памятка предназначена для сотрудников ГКУСО «ЦДООСО», в чьи должностные обязанности входит работа по описанию фотофоновидеодокументов, полученных путем инициативного документирования, а также сотрудников отдела обеспечения сохранности архивных документов, в чьи обязанности входит прием аудиовизуальных документов на постоянное хранение в ГКУСО «ЦДООСО».

Инициативное документирование, описание и техническое оформление фотодокументов в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области

Цель памятки - разработать методику по описанию и техническому оформлению фотодокументов, основываясь на практике работы ГКУСО «ЦДООСО».

Задачей является изложение этапов и методики описания фотодокументов для использования в государственных и муниципальных архивах.

В рамках данного методического пособия рассмотрены этапы работы с традиционными фотодокументами (негативы; позитивы (диафильмы, слайды, фотоотпечатки); фотоальбомы), не затрагивая описание цифровых фотографий.

В памятке приведены основные определения и этапы научно-технической обработки такие как: экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение и дальнейшее их описание с составлением научно-справочного аппарата, упаковка и техническое оформление фотодокументов.

Методическое пособие может быть использовано сотрудниками других государственных и муниципальных архивов.

Создание электронных выставок архивных документов в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области

В методических рекомендациях «Создание электронных выставок архивных документов в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – методические рекомендации) представлены этапы работы по созданию электронных выставок в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области».

Методические рекомендации состоят из введения, трех разделов, Заключения, приложений, списка использованных нормативно-методических документов и литературы.

Первый раздел содержит общие рекомендации по организационной работе при подготовке электронной выставки.

Во втором разделе даются рекомендации по оформлению исходных файлов для электронной выставки в графическом редакторе.

Третий раздел посвящен непосредственно созданию электронной выставки на сайте Центра документации с помощью компонента «HTML5 Flippingbook».

Пособие разработано для методического обеспечения работы специалистов, организующих использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Методические рекомендации «Комплектование документами личного происхождения в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

Методические рекомендации «Комплектование документами личного происхождения в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Методические рекомендации) актуализированы в связи с утверждением нового Регламента работы экспертно-проверочной комиссии управления архивами Свердловской области (приказ Управления архивами Свердловской области №27-01-33/260 от 29.12.2016, а так же разработкой Управлением архивами Свердловской области примерной формы договора дарения архивных документов личного происхождения, одобренной методической комиссией Управления архивами Свердловской области (протокол комиссии № 5 от 26.07.2017).

Методические рекомендации состоят из введения, трех разделов, последовательно раскрывающих вопросы определения источников комплектования документами личного происхождения, видов документов личного происхождения, составления списков граждан (собственников или владельцев архивных документов)- возможных источников комплектования и граждан (собственников или владельцев архивных документов) источников комплектования, составления сдаточной описи, оформления приема документов личного происхождения на постоянное хранение; приложений и списка использованных нормативно-методических документов и литературы.

В методических рекомендациях рассмотрен вариант приема документов личного происхождения на постоянное хранение в Центр документации на безвозмездной основе по договору дарения документов личного происхождения.

Методические рекомендации предназначены для сотрудников отдела комплектования архивными документами Центра документации, а так же могут быть использованы сотрудниками других государственных и муниципальных архивов для организации работы по комплектованию архива документами личного происхождения.

Памятка «Описание и техническое оформление фонодокументов и видеодокументов на традиционных носителях в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

В Памятке «Описание и техническое оформление фонодокументов и видеодокументов на традиционных носителях в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Памятка) приведены основные определения и этапы научно-технической обработки такие как: экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение и дальнейшее составление научно-справочного аппарата, упаковка и оформление фоновидеодокументов.

В Памятке рассмотрены этапы работы с фоновидеодокументами на традиционных носителях: грампластинки (долгоиграющие), аудиокассеты, видеокассеты форматов VHS и MiniDV.

В Памятке сделан акцент на описание видеокассет формата MiniDV, так как инициативное документирование в ГКУСО «ЦДООСО» ведется с помощью видеокамеры, работающей с данным форматом.

Памятка может быть использована сотрудниками других государственных и муниципальных архивов.

Памятка «Исполнение тематических запросов в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

Основной целью составления Памятки «Исполнение тематических запросов в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Памятка) является обобщение практики работы для оказания помощи сотрудникам Центра документации, занимающимся исполнением тематических запросов, поступающих в Центр документации от органов власти, организаций, общественных объединений и физических лиц.

Памятка состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• организация работы по исполнению тематических запросов;
• особенности исполнения и оформления тематических запросов;
• приложения.

К тематическим запросам, поступающим в Центр документации относятся:

• запросы о подтверждении биографических данных жизни и деятельности конкретных лиц;
• запросы по истории организаций, населенных пунктов, объектов культурного наследия.

Тематика запросов поступающих в Центр документации обусловлена спецификой деятельности архива. Большая часть документов – материалы, созданные в партийном делопроизводстве организаций и учреждений Коммунистической партии Советского Союза (КПСС) и Всероссийского Ленинского Коммунистического союза молодежи (ВЛКСМ) Свердловской области всех уровней по 1991 года включительно. После 1991 года Центр документации комплектуется документами общественных объединений (ассоциаций, общественно-политических движений, политических партий, союзов, федераций, фондов, обществ и т.п.), профессиональных объединений, женских, молодежных, ветеранских, национально-культурных организаций, личных фондов известных общественных деятелей, отражающими современные процессы, происходящие в области и стране.

«Составление научно-справочного аппарата к описям дел постоянного хранения в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Методические рекомендации

Методические рекомендации «Составление научно-справочного аппарата к описям дел постоянного хранения в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Методические рекомендации) предназначены для сотрудников архивных учреждений, занимающихся описанием документов, переработкой и усовершенствованием описей, рассматриваются вопросы работы по составлению элементов справочного аппарата к описям различных видов документов постоянного срока хранения, как на бумажной основе, так и коллекций аудиовизуальных документов.

Целью данных методических рекомендаций является обобщение практики работы по составлению справочного аппарата к описям документов, определение и унификация требований к наличию и оформлению обязательных вспомогательных элементов справочного аппарата к описям.

Структура методических рекомендаций построена в соответствии с заявленными целями и содержит следующие разделы: «Общие положения», «Основные термины и определения», «Составление обязательных элементов справочного аппарата к описи», «Составление вспомогательных элементов справочного аппарата к описи». В качестве образцов составления и оформления различных элементов справочного аппарата описей к методическим рекомендациям в качестве приложений подобраны примеры титульных листов, указателей, переводной таблицы архивных шифров, оглавления, списка переименований, списка сокращенных слов, составленных к описям Центра документации общественных организаций Свердловской области.

«Порядок работы в читальном зале ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, архивные документы), справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива в читальном зале Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области».

«Порядок работы с автоматизированной информационной системой по документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в собственности Свердловской области, в читальном зале Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

Порядок регламентирует основные этапы работы в автоматизированной информационной системе по документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в собственности Свердловской области (далее - АИС) для сотрудников ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области» и исследователей, участвующих в процессе получения доступа к электронным информационным ресурсам в читальном зале Центра документации.

Порядок включает в себя следующие разделы: в первом разделе дан понятийный аппарат терминов и определений, используемых и применяемых в Порядке, второй раздел раскрывает основной механизм и принцип работы исследователей с АИС, в третьем разделе описана организация завершающего этапа работы в АИС.

«Ведение наблюдательных дел организаций-источников комплектования Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Памятка.

Памятка «Ведение наблюдательных дел организаций-источников комплектования Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Памятка) разработана с целью оказать помощь специалистам отдела комплектования архивными документами ГКУСО «ЦДООСО» при формировании и ведении наблюдательных дел организаций-источников комплектования архива и вызвана необходимостью унификации требований к составу документов, находящихся в наблюдательном деле.

Памятка состоит из введения, трех разделов и двух приложений.

Первый раздел «Общие положения» раскрывает основные направления работы архива с организациями, являющимися источниками комплектования ГКУСО «ЦДООСО», по формированию наблюдательных дел с момента включения организации в список источников комплектования архива и до момента исключения организации из него.

Во втором разделе «Состав документов, помещенных в наблюдательное дело» уточнены виды документов, входящих в состав наблюдательных дел организаций-источников комплектования архива, подробно описано составление и ведение карточки учета работы с организацией.

В третьем разделе «Ведение и оформление наблюдательного дела» определяются требования, предъявляемые к формированию, оформлению и хранению наблюдательных дел организаций.

«Проведение работ по обеспечению нормативных условий хранения архивных документов в архивохранилищах ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Памятка.

Памятка «Проведение работ по обеспечению нормативных условий хранения архивных документов в архивохранилищах ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – Памятка) разработана с целью совершенствования отдельных видов работ по поддержанию оптимальных условий хранения архивных документов и улучшению качества их выполнения.

При разработке Памятки учтены требования, предъявляемые к эксплуатации здания ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – ГКУСО «ЦДООСО»), его инженерных систем в соответствии с действующими нормативами по обеспечению противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов хранения архивных документов и степень их регламентированности.

Памятка состоит из введения, основных понятий и определений, используемых в Памятке, пяти разделов, списка использованных источников и литературы, приложений. В соответствующих разделах Памятки отражены регламентируемые конкретными инструкциями ГКУСО «ЦДООСО», в т.ч. должностными инструкциями, действия, а также выполняемые плановые виды работ персонала по обеспечению пожарной безопасности, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов архивохранилищ ГКУСО «ЦДООСО».

«Памятка по работе с запросами социально-правового характера в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

Памятка предназначена для сотрудников Центра документации, занимающихся работой по исполнению запросов граждан социально-правового характера, содержит следующие разделы: общие положения; организация и методика работы; особенности исполнения отдельных тематических групп запросов социально-правового характера; ответственность и контроль.

В качестве приложений к Памятке представлены образцы заявлений, образцы архивных справок и информационных писем заявителям.

«Составление планово-отчетной документации в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Памятка.

Памятка разработана в целях дальнейшего совершенствования управленческой деятельности и предназначена для заместителей директора по линиям курирования и начальников структурных подразделений Центра документации. Памятка содержит методику составления годовых и квартальных планов и отчетов.

В качестве приложений к Памятке представлены образцы основных документов, используемых в планово-отчетной деятельности Центра документации: форма государственного задания, формы годового и квартального отчетов об исполнении государственного задания, форма текстового плана работы Центра документации на год, статистическая форма № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности» и памятка по ее заполнению, форма графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций в Центр документации, формы годового и квартального отчетов структурных подразделений, форма отчета о реализации государственной программы "Обеспечение деятельности по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов, находящихся в государственной собственности Свердловской области, до 2020 года.

«Подготовка архивных документов и архивных справочников к оцифровке в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Памятка.

Памятка предназначена для использования в работе сотрудников ГКУСО «ЦДООСО» занимающихся подготовкой к оцифровке документов на бумажной основе: архивных справочников (описей дел, документов) и архивных документов.

Памятка содержит введение, основные термины и определения, разделы по подготовке архивных справочников (описей дел, документов) и архивных документов к оцифровке.

В качестве приложений к тексту Памятки приведены используемые формы документов, заполняемые при подготовке и передаче документов на оцифровку.

«Организация проведения проверки наличия и состояния видеодокументов в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Памятка.

Памятка предназначена для использования в работе сотрудников ГКУСО «ЦДООСО» занимающихся организацией и проведением проверки наличия и состояния видеодокументов.

Памятка содержит введение, основные термины и определения, 5 разделов по организации и подготовке проведения проверки наличия и состояния видеодокументов.

В качестве приложений к тексту Памятки приведены используемые формы документов, которые составляются в ходе и по результатам проверки наличия и состояния видеодокументов.

«Составление исторических справок к фондам органов Коммунистической партии Советского Союза, районных контрольных комиссий ВКП (б) – районных отделов рабоче-крестьянской инспекции, действовавших на территории Свердловской области». Методические рекомендации.

Методические рекомендации предназначены для составления исторических справок к фондам партийных органов и РКК ВКП (б)-РКИ, действовавших на территории Свердловской области.

Методические рекомендации состоят из введения, восьми разделов, заключения, шести приложений, списка источников и литературы.

Применение предлагаемых методических рекомендаций позволит унифицировать содержание исторических справок. Вследствие этого сократятся временные затраты на подготовку исторических справок и повысится ее уровень, что, несомненно, положительно повлияет на качество остальных элементов научно-справочного аппарата ЦДООСО.

«Научно-техническая обработка документов личного происхождения в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Методические рекомендации.

Цель составления данных методических рекомендаций – унифицировать подходы к систематизации документов личного происхождения, составлению описей, техническому оформлению дел, созданию справочного аппарата. В методических рекомендациях рассматриваются вопросы научно-технической обработки документов на бумажных носителях.

Методические рекомендации состоят из введения, восьми разделов, заключения, шести приложений, списка источников и литературы.

Методические рекомендации «Научно-техническая обработка документов личного происхождения в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области» являются логическим продолжением Методических рекомендаций «Комплектование документами личного происхождения в ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области», составленных в 2012 году.

Методические рекомендации предназначены для сотрудников Центра документации, а так же могут быть использованы в работе специалистами других государственных и муниципальных архивов.

«Ввод описей в подсистему Архив (DocuShare) ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области». Памятка.

В памятке описаны основные действия при пополнении базы данных «Электронный архив Свердловской области» электронными образами документов посредством системы потокового ввода документов (СПВД).

Памятка составлена на основе опыта работы ГКУСО «Центра документации общественных организаций Свердловской области». Учитывая, что комплекс работ в системе потокового ввода документов единообразен, данная методическая разработка может использоваться также сотрудниками других государственных архивов Свердловской области.

Порядок ведения и обновления сайта Государственного казенного учреждения Свердловской области «ЦДООСО». Памятка.

Официальный сайт Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» предназначен для информирования органов власти и управления, министерств и ведомств, сотрудников архивных органов и учреждений, организаций и предприятий, широкой общественности о состоянии и развитии архивного дела в Центре документации и популяризации его деятельности.

Создание, регулярное наполнение и обновление сайта направлено на реализацию решения задачи обеспечения пользователей информацией, созданию благоприятных условий, необходимых для эффективного поиска и использования архивных документов, эффективности информационного обмена, повышения информационной культуры общества и качества взаимодействия населения с органами власти посредством информационно-компьютерных технологий.

Методические рекомендациии «Комплектование документами личного происхождения в Государственном казенном учреждении Свердловской области «ЦДООСО».

Целью разработки методических рекомендаций является закрепление этапов и организация работы по комплектованию Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» документами личного происхождения.

Методические рекомендации предназначены для сотрудников отдела комплектования архивными документами Центра документации, но могут быть использованы сотрудниками других государственных и муниципальных архивов для организации работы по комплектованию архива документами личного происхождения.

В связи с изменением названия и структуры учреждения, в 2012 году разработана Инструкция по делопроизводству в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области».

Данная инструкция разработана в замен Инструкции по делопроизводству в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» 2008 года с целью создания методической основы для рациональной организации документационного обеспечения управления в ГКУСО «ЦДООСО».

Методические рекомендации по организации выставок архивных документов в ГКУСО «ЦДООСО».

Порядок работы в читальном зале ГКУСО "ЦДООСО".

Памятка по исполнению социально-правовых запросов в ГКУСО "ЦДООСО".

Методические рекомендации по составлению исторических справок к фондам органов Коммунистической партии Советского Союза, действовавших на территории Свердловской области.

Методические рекомендации по выявлению, учёту и организации хранения особо ценных документов на бумажной основе в ГКУСО «ЦДООСО».